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  • 2. Gestion du budget et controle de gestion
  (c) TSI, 2025

2. Gestion du budget et controle de gestion 

Ouverture et clôture de l'exercice budgétaire
Gestion budgétaire orientée projet : établissement et création de budget par marché.
Gestion du référentiel du budget (selon l'architecture du budget du client : titres, chapitres, articles, visa).
Possibilité de travailler sur des budgets révisés tout en gardant les budgets initiaux (traçabilité et historisation des budgets précédents).
Affichage de détail de chaque rubrique budgétaire par marché (dépenses allouées, modification effectuée, date, etc.)
Prévoir des rubriques pour la gestion des imprévus.
Gestion de circuits de validation automatisés (niveaux de validation bloquants) et gestion de contrôle par utilisateur, et ce suivant des règles de gestion à définir.
Analyse comparative sur plusieurs périodes entre 'réalisé' et 'budgétisé'.
Possibilité de procéder à des simulations en modifiant les hypothèses de base prédéfinies. (Evolution future)
Gestion des virements de compte à compte (titre à titre, chapitre à chapitre, article à article, visa à visa).(Evolution future)
Gestion des différents statuts du Budget : Prévu/Accordé/Actualisé/Ouvert (global, direction, projet).
Prise en charge du budget de l'État (titre 1 et titre 2), du budget des bailleurs de fonds et des ressources propres du client.
Prise en charge d'autres sources du budget.
Prise en charge des projets et répartition et affectation des budgets (Titre 2, bailleurs de fonds, Ressources Propres et autres ressources).
Affectation du budget des structures opérationnelles (directions).(Evolution future)
Prise en charge du budget définitif.
Gestion prévisionnelle du budget et gestion des réserves
Saisie des compléments de ressources au niveau de la gestion budgétaire. (nouvelles ressources) : gestion des rallonges budgétaires
Constitution des dossiers d'ouverture du budget (budget non consommé par année, engagements non payés).
Gestion budgétaire orientée projet : établissement et création de budget par marché.
Gestion du référentiel du budget (selon l'architecture du budget du client : titres, chapitres, articles, visa).
Possibilité de travailler sur des budgets révisés tout en gardant les budgets initiaux (traçabilité et historisation des budgets précédents).
Le système permet la gestion de différents types de budgets :
-     Budget d'investissement
-     Budget d'exploitation
-     Budget de trésorerie. (Evolution future)
-     Budget de TVA   (Evolution future)
Le système permet l'élaboration du budget d'exploitation sur la base de différents sous-budgets : budget des activités, budget des ventes, budget des achats, budget RH, et tout autre budget qui sera spécifié par le client
Le système permet l'élaboration du budget d'exploitation en distinguant :
- Entre les coûts directs et les coûts indirects,
- Entre les coûts fixes et les coûts variables.
Le système permet de calculer les dotations aux amortissements à partir du fichier des immobilisations et des acquisitions prévisionnelles.
Le système permet de générer les budgets de trésorerie à partir des prévisions liées au budget d'investissement et au budget d'exploitation.
Le système permet la saisie du budget suivant différents axes et sections analytiques.
Le système permet la gestion des projets, avec la possibilité d'affecter les différentes ressources (équipements, RH) sur les projets et d'en déduire une rentabilité prévisionnelle.
Le système permet de saisir le budget en montant et en quantité.
Le système permet la création de budgets, en utilisant différentes méthodes : saisie manuelle des données mensuelles ou annuelles, utilisation de formules prédéfinies, projection automatique du budget à partir d'un précédent budget (avec affectation d'un coefficient de pondération).
Le système permet la gestion des statuts des, Budgets : « Draft », « En cours de validation », « Validé ».
Le système permet à plusieurs utilisateurs de travailler sur les budgets (exemple : par entité organisationnelle) et de consolider les données dans un seul budget.
Le système permet lla différenciation entre le budget demandé par une entité organisationnelle et le budget accordé.
Le système permet l'historisation des budgets des années précédentes.
Le système permet les révisions budgétaires, tout en conservant la traçabilité du budget initial et des révisions précédentes.
Le système permet de mettre à jour les budgets en fonction de la réalisation.
Le système permet de faire des rallonges budgétaires sur une ou plusieurs rubriques budgétaires 'au cours d'un exercice budgétaire.
Le système permet le transfert inter-rubriques du budget au cours d’un exercice budgétaire.
Conception et édition des décisions du budget : (fonctionnement, investissement) + référencement du numéro et date BO après émission + Instauration des niveaux de validation des décisions (directeur, chef de projet).
Saisie des engagements budgétaires (Génération du numéro de folio par rapport à l'exercice et au titre d'imputation).
Imputation des décisions et des pièces
Rapprochement des engagements (budget, comptabilité, direction émettrice du bon de commande).
Gestion des paiements budgétaires
Rapprochement des paiements : comptabilité, budget, finance.
Gestion des avoirs.
Constitution du dossier de clôture du budget.
Synchronisation du taux de change réel avec le module de paiement financier et détermination des écarts.
Appel d'offre des données multicritères.
Gestion de la clôture du budget
Classement des ressources par type (étrangère, nationale), par nature (crédit, subvention, ressources initiales, ressources complémentaires) etc.
Réalisation des analyses approfondies du budget et comparaison des exercices : édition des tableaux comparatifs selon plusieurs paramètres.
Gestion des notifications automatiques pour les structures qui ont atteint un seuil- préalablement déterminé au niveau des prévisions mensuelles ainsi qu'au niveau des prévisions annuelles pendant l'exécution du budget.
Distinction des budgets reportés des exercices précédents (budget d'investissements reportables)
Classement des dépenses selon le type du budget : budget de fonctionnement vs budget d'investissement avec la possibilité de reporter le budget d'investissement.
Suivi des budgets en temps réel avec la possibilité de modification de certaines rubriques de dépenses.
Contrôle des divers engagements, et possibilité d'approbation et rejet, en précisant le motif en cas de rejet.
Le Système permet un contrôle budgétaire sur les demandes d'achat, sur les bons de commande d'achat, sur les dépenses diverses (ex. missions, déplacements), pour la vérification du budget restant pour chacune des rubriques budgétaires concernées.
Le système permet le calcul automatique du budget restant par rubrique budgétaire après imputation de la demande d'achat ou du bon de commande.
Au fur et à mesure de la validation des demandes d'achat et des bons de commande,
le système permet de disposer d'un tableau de bord récapitulant :
-      Le budget restant par rubrique budgétaire après validation des demandes d'achat,
-      Le budget restant par rubrique budgétaire après validation des bons de commande
Le système permet le paramétrage des alertes en cas d'atteinte d'un seuil élevé pour une rubrique budgétaire donnée.
Ce seuil peut être paramétrable par rapport au montant restant au budget et au nombre de mois restants jusqu'a la fin de l'année en cours.
Le système permet un suivi quotidien, hebdomadaire et mensuel du budget permettant de comparer le prévu au réalisé :
- Sur le mois écoulé et en cumulé sur l'exercice, - Suivant différents axes analytiques. (Evolution future)
Le système permet la comparaison du réalisé augmenté des engagements en cours (bons de commande validés) avec le budget :
- Sur le mois écoulé et en cumulé sur l'exercice, - Suivant différents axes analytiques.(Evolution future)
Le système permet d'analyser les écarts constatés entre le budget prévu et le réalisé.
Le système permet le report du budget engagé  de l'année N à l'année N+1 qui entraînera l'imputation de la facture correspondante sur l'année de engagement N 'Où permettre la génération automatique des traitements relatifs aux factures non parvenues et aux charges constatées d'avance, afin d'imputer le réalisé sur l'année Le système permet un suivi sur le système de gestion des commandes clients : situation des demandes de facturation par date et leurs évolutions en relation avec le chiffre d'affaire. (Evolution future)
Le système devra permettre un suivi du budget avec une mise à jour du budget restant à chaque mouvement (allocation, engagement, réception, facturation, paiement).
Paramétrage de blocage en cas de dépassement budgétaire
 
Le système devra permettre de calculer des résultats partiels par centre de responsabilité. (Evolution future)
Le système devra permettre de calculer les différentes marges (par exemple : marge sur coûts directs, marge sur coûts variables, valeur ajoutée). (Evolution future)
Le système devra permettre de calculer des ratios financiers (fonds de roulement, besoins en fonds de roulement, trésorerie, seuil de rentabilité par activité, rentabilité des ventes, rotation des actifs). (Evolution future)
Le système devra permettre une analyse des écarts constatés entre les prévisions et les réalisations. (Evolution future)
Le système devra permettre une analyse croisée (plusieurs critères) des     écarts constatés entre les prévisions et les réalisations. (Evolution future)
Assistance pour l'élaboration du budget d'atterrissage.
Paramétrage des catégorie budgétaire ( Famille et sous famille budget )
Report des soldes budgétaires et gestion des arriérés
Gestion des plusieurs scénarios budgétaires (Budget de simulation, Budget validé, Budget révisé...)
Gestion des transferts des solde budgétaires
La Gestion du processus achat (Demande d'engagement, commande, réception, facturation)
Paramétrage budgétaire el affectation des demandes d'achat, bons de commande et facture au budget.
Contrôle en temps réel des consommations budgétaire et alerte en cas de dépassement.
 
Génération automatique paramétrable des états du conseil d'administration.
Génération des états récapitulatifs et détaillés paramétrables du budget.
Génération des états récapitulatifs et détaillés paramétrables des mouvements budgétaires
Génération des états récapitulatifs et détaillés paramétrables des imputations budgétaires
Génération automatique des tableaux de bord et des indices de suivi.
État ponctuel des engagements non payés.
Le système permet la génération d'états de restitution de suivi budgétaire.
A titre indicatif, les états de restitutions identifiés sont les suivants :
- Compte d'exploitation global
- Etat de suivi budgétaire par entité organisationnelle
- Comparatif (Budget original / Budget révisé / Réalisé/ Ecarts)
- Etat de restitution par axe analytique et par axes croisés - Comparatif des réalisations quantitatives.
Le système permet un export des données sous format Excel, Word, PowerPoint, PDF, ou tout autre format demandé par le client.
Edition des situations budgétaires et reporting d'analyse
Intégration avec d'autres applications afin de disposer des informations nécessaires à l'établissement et au suivi du budget : les RH, la gestion financière, la comptabilité.
 
 
 

Le contenu de 2. Gestion du budget et controle de gestion

2.1. Budget de fonctionnement
2.2. Budget d'investissement par projet et par an