Le logiciel de gestion du parc roulant a pour objectif d'assurer la gestion complète, efficace et structurée des véhicules de la société . Il permettra de centraliser les informations, d'automatiser les suivis, d'optimiser les interventions, et de produire les états nécessaires à la prise de décision.
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Spécifications fonctionnelles du logiciel demandé
Gestion des fiches Véhicule
Gestion des demandes d'intervention
Gestion des Interventions
Gestion des pièces de rechange
Gestion des contrats concessionnaires
Gestion des notifications / alertes
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Gestion de suivi parc auto :
Le logiciel peut gérer les informations suivantes
- Numéros Immatriculation
- Numéros De Châssis
- Date première Ordre Circulation
- La liste des Concessionnaires (Evolution future)
- Les différentes Marques
- Les différentes Modèles
- Code Puissance
- Type d'utilisation
- Les Types De Carburant
- Les Dates Carte Grise
- Type d'Assurances
- Les personnes (bénéficiaire) (matricule, Nom et prénom, fonction, direction)
- Données d'Assurance (compagnies, date début, date fin)
- A Edition des Fiches de véhicule
Gestion des véhicules
Ajout, modification des données des véhicules : matricule, marque, type, compteur, vignette, assurance, service, etc...
Enregistrement des informations détaillées sur chaque véhicule (marque, modèle, immatriculation, date d'acquisition, kilométrage, etc.).
Gestion des fiches véhicules (marque, date d'achat, matricule, énergie, Km parcouru et/ou période, suivi de la consommation de carburent par km parcouru, date assurance, date vignète, date visite technique etc.)
Affichage de la fiche véhicule par saisie du matricule.
Affichage de l'historique de chaque véhicule : date de réparation, l'intervenant, nature de la panne, coût de réparation, km parcouru, date facture.
Gestion des fiches intervenants (liste des intervenants potentiels : maison, mécanicien, société etc.)
Affectation des chauffeurs par véhicule.
Affectation des véhicules à des personnes ou des services
Identifier les véhicules pour toutes les localités et les afficher en fonction des droits d'accès
Capacité à gérer une liste des prix par intervenant (maison, mécanicien, société, etc.) (Evolution future)
Mise à jour de la liste des prix intervenant, gestion des versions et traçabilité des modifications apportées. (Evolution future)
Gestion des documents légaux (assurance, vignette, carte grise, contrôle technique, etc.) avec alertes pour les renouvellements.
Suivi des entretiens, réparations, et remplacements de pièces.
Enregistrement des accidents, infractions, et autres incidents. (Evolution future)
Identification des conducteurs et véhicules à risque. (Evolution future)
Affectation des Véhicules aux Agents
- Matricule
- Nom et Prénom
- Fonction
- Direction
Historique des Affectations (Evolution future)
Fiche véhicule.
Liste des intervenants possibles.
Rappel des entretiens périodiques en termes de km parcouru à titre d'exemple : filtre, bougies, vidange etc.
Affichage l'historique des opérations précédentes (date, nature de l'intervention, coût de l'intervention etc.)
Saisir la date du dernier entretien
Saisir le kilométrage effectué
Décrire en détail les taches d'entretiens effectués et le lieu d'entretien
Suivi des consommables (pneus, batteries, bougies etc.) et alertes pour les remplacements.
Fiche véhicule comprenant toutes les informations et les détails de l'opération effectuée (nature de l'opération, date de l'opération, le nom de la société intervenante etc.)
Tableau comparatif intervenant/ intervention (même pièce de rechange, même panne) /prix.
Tableau comparatif du coût/ véhicule.
Enregistrement des coûts liés à chaque véhicule (carburant, entretien, réparations, assurances, etc.).
Saisie de la nature de la panne, coût de réparation, intervenant, date de la panne, durée de la panne.
Affichage de l'historique des réparations précédentes et suivi des coûts de réparation.
Prise en charge des demandes d'intervention préventive ou curative (éditions d'un état)
Saisir une demande d'entretien (avoir une alerte post-configuration pour valider ou non celle-ci)
Numériser les demandes d'entretien
Saisir les factures d'entretien
Suivi de paiement des factures d'entretien en spécifiant (paiement par caisse ou par virement)
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Actes d'intervention (ordre de réparation)
Ajout, modification et annulation d'un ordre de réparation
Saisir une demande de réparation
Numériser les demandes de réparation
Saisir la date de réparation
Saisir le nom et l'adresse du garage qui a effectué la réparation
Décrire en détail les taches de réparation effectuées
Saisir les factures de réparation
Suivi des paiements des factures en spécifiant (paiement par caisse ou par virement)
Générer et imprimer l'historique de réparation par véhicule et en fonction de plusieurs critères de recherche (par année, par véhicule, par garage...)
Enregistrement des demandes d'intervention aves description, Véhicule concerné, date et urgence
Prise en charge des interventions (Type d'intervention, Cout d'intervention, les intervenant, pièces de rechanges, tous des pièces, kilométrage)
Edition des états des interventions (par véhicule, par type d'intervention, par pièces de rechange)
Saisi des différents types de prêt (Evolution future)
Edition du tableau de statistiques modulable suivant les critères de recherche
Gestion des pièces de rechange suivant les modèles, marques, concessionnaires du véhicule
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Gestion des ordres de mission
Ajout, modification et annulation d'un ordre de mission
Saisir une demande de mission par le personnel avec une description détaillée
Validation ou report ou annulation de l'ordre de mission par la direction générale
Gestion des Conducteurs (Chauffeurs ou Responsables)
Enregistrement des informations des conducteurs
Spécifier le conducteur et les accompagnants dans l'ordre de mission, en spécifiant la matricule du véhicule, l'heure de départ et l'heure de retour
Edition des ordres de mission suivant modèle
Générer et imprimer l'historique des ordres de mission en fonction de plusieurs critères de recherche (par mois, par véhicule, par conducteur, par destination...)
Gestion des réservations et des attributions de véhicules
Calcul des indemnités des déplacements au profit du personnel affecté à la Mission
Enregistrement des trajets effectués (date, heure, distance, motif).
jout, modification et annulation d'un planning de réservation
La personne qui a le droit d'accès, édite le planning de réservation des véhicules en fonction des demandes des ordres de mission et de la disponibilité des véhicules
La réservation n'est validée qu'après l'approbation de l'ordre de mission par la direction générale
Afficher des alertes à l'approche des dates de paiement de l'assurance et de la vignette
Alertes générales : assurances, vignettes, taxes, réformes, autorisation de circulation
Afficher des alertes à l'approche des dates de maintenance préventive
Alertes de vidanges (paramétrage de la fréquence pour chaque véhicule)
Notifications pour les conducteurs (entretiens, renouvellements de documents, permis de conduire, etc.).
Tableaux de Bord
Visualisation des indicateurs clés de performance (KPI) en temps réel. (Evolution future)
.Fiche véhicule comprenant toutes les informations et les détails de l'opération effectuée (nature de l'opération, date de l'opération, le nom de la société intervenante etc.)
Tableau comparatif intervenant par intervention (même pièce de rechange, même panne) par prix.
Tableau comparatif du coût par véhicule.
Générer et imprimer l'historique d'entretien par véhicule et en fonction de plusieurs critères de recherche (par année, par véhicule, par garage...)
Génération des rapports sur les coûts d'exploitation et d'entretien
Identification des véhicules les plus coûteux
Génération de rapports personnalisés (utilisation des véhicules, coûts, incidents, etc.).
Bon de commande interne pour réparation. (Evolution future)
Bon de commande interne pour réparation. (Evolution future)
Edition des états de suivi (par véhicule, type d'interventions
Possibilité d'export des éditions, états dans différents formats ; (Excel ; World ; Csv ;Xml)
Intégration avec la gestion budgétaire, la gestion des achats et la gestion des dossiers juridiques : assurance. (Evolution future)
Intégration de la gestion budgétaire avec l'achat pour besoin de visibilité sur le budget consommé et restant.
Interfaçage de la gestion comptable avec la gestion des stocks et la prise en charge des factures.
Intégration des projets avec la gestion budgétaire, la gestion comptable et la gestion financière.
Intégration de la gestion de l'assurance avec le parc automobile et la gestion financière. (Evolution future)
Possibilité d'exporter les données pour des analyses approfondies en plusieurs Formats.
Possibilité d'export des éditions, états dans différents formats ; (Excel ; World ; Csv ; Xml)
Action :
Le logiciel permet à l'utilisateur de Ajouter, supprimer, modifier, éditer les tables suivantes
- Concessionnaires
- Marque
- Modèle
- Puissance
- Etat de circulation
- Type de carburant
- Type d'assurance
- Affectation véhicule
- Assurance
- Fournisseurs
- Garagistes
- Kiosque
- Type d'utilisation
- Utilisateurs
- Personnels
- Direction
- Fonction
Chaque référentiel doit être accessible via une interface conviviale, avec fonctionnalités de recherche, filtre, tri et exportation
Autres :
Des modèles de formulaires selon une possibilité multicritères, notamment les ordres de missions et les demandes d'intervention
Des dispositifs d'alertes avec seuil minimal et maximal, notamment ;gestion kilométrique, gestion calendaire des entretiens et contrôles obligatoires.
Liste des véhicules (parmarque, par gamme, par modèle, par région, par direction, etc...)
Fiche complète du véhicule
Rapport véhicule complet(affectations, entretiens, consommations, assurance, vignettes,etc...)
Les kilométrages
Liste des affectations
Les ordres de mission
Les demandes d'intervention en cours
Consommation carburant (par véhicule, conducteur...)
Visites techniques (alertes, liste complète)
