Mise à niveau d'une solution ERP. Quel est le bon moment?

Maintenir une solution ERP à jour est l’une des conditions préalables essentielles d’un système fonctionnel et efficace. La mise à niveau d’un système ERP peut par une montée en version de votre ERP actuel ou par la mise en place d’une nouvelle solution ERP. Cette mise à niveau doit être préparée et planifiée soigneusement : quand et comment se lancer dans une telle mise à niveau. Les experts de TSI posent cinq questions clés qui peuvent guider le processus de prise de décision.

1-Votre solution ERP fait-elle ce qu’elle est censée faire ?

La première question à se poser est la suivante : toutes les parties de votre entreprise fonctionnent-elles de manière transparente, efficace et avec un minimum de travail manuel ou redondant ? Dans vos processus existe-t-il des solutions de contournement ?

En analysant cette question clé, vous trouverez rapidement les réponses car les entreprises atteignent souvent le tournant critique pour mettre à niveau ou remplacer leurs systèmes lorsqu’elles ressentent le besoin d’une efficacité accrue, et de nouvelles fonctionnalités pour améliorer l’expérience de l’utilisateur final. Ces nouvelles fonctionnalités seront fournies selon les cas par la nouvelle version de votre ERP ou par votre nouvelle solution ERP.

Le marché informatique est en croissance continue et les logiciels d’entreprise évoluent en permanence avec des systèmes plus récents offrant toujours plus d’intégrations avec d’autres logiciels, des fonctionnalités autrefois non essentielles qui sont désormais indispensables, des fonctionnalités mobiles, des analyses améliorées, une facilité d’utilisation et plus encore …

Votre facturation est-elle intégrée avec votre comptabilité ?

Votre paie envoie-telle directement l’ordre de virement à votre trésorerie ?

Les charges de votre parc roulant se retrouvent-elles automatiquement parmi vos factures d’achat ?

Vos déclarations sociales et fiscales nécessitent-elles des saisies multiples ?

Si vous ne pouvez pas donner un oui retentissant à cette question, alors il est probablement temps de franchir cette première étape, qui consiste à analyser vos opérations, à déterminer vos besoins critiques, puis à commencer votre recherche sur les dernières solutions ERP sur le marché. Aujourd’hui, cela va rationaliser et moderniser votre gestion d’entreprise.

2-Votre entreprise est-elle en croissance ou en mutation ?

Il existe plusieurs événements critiques qui signalent quand une entreprise est mûre pour mettre à niveau son système ERP. Le plus évident est lorsqu’une organisation connaît une croissance ou un changement important cela signifie qu’il est temps de prendre de nouvelles orientations stratégiques, comme pénétrer de nouveaux marchés, vendre de nouveaux produits ou peut-être proposer un nouveau secteur d’activité. Pour cela vous aurez besoin de mettre à niveau votre ERP.

Votre entreprise doit donc utiliser la technologie la plus récente afin que les données puissent être suivies de manière transparente, facilement analysées et efficacement rapportées, faciles à utiliser et avec les objectifs commerciaux souhaités atteints.

Si votre solution ERP actuelle est déjà en difficulté, il est assez évident que toute nouvelle croissance sera ralentie par votre système ERP actuel. Une plate-forme ERP performante et évolutive soutiendra une croissance future rentable, ce qui signifie que vous n’aurez pas besoin d’augmenter les effectifs au même rythme que la croissance des revenus.

3-Suivez-vous vos concurrents ?

Il va sans dire que votre entreprise est toujours menacée par vos concurrents. Si vos systèmes ne sont pas à jour et ne disposent pas des fonctionnalités désormais standard disponibles dans les nouvelles technologies, les avantages concurrentiels associés vous seront inaccessibles.

Faites vos recherches sur la technologie spécifique à votre industrie. Découvrez quels systèmes vos concurrents utilisent, puis prenez la décision de rester en tête du peloton avec les dernières technologies, pour conserver ou faire progresser votre positionnement sur le marché.

4-Votre fournisseur a-t-il cessé de prendre en charge votre technologie actuelle ?

Finalement, cette technologie très appréciée de votre fournisseur devient si obsolète que même le fournisseur ne s’engagera pas à d’autres mises à jour. Le marché des logiciels d’entreprise évolue rapidement et parfois, lorsqu’un fournisseur a vendu son produit, il y a une clause d’extinction et vous êtes poussé à « mettre à niveau » vers son produit phare, qui n’est peut-être pas le meilleur pour vous.

Ce sont des signes que vous devez serrer les dents et prendre les mesures nécessaires pour évaluer vos options et éventuellement mettre à niveau vos systèmes d’entreprise.

5-Les systèmes hérités sont-ils coûteux à entretenir ?

La technologie héritée, construite sur mesure, est généralement dans l’entreprise depuis toujours, développée par qui sait qui, il y a des années. Souvent, personne ne sait comment ils fonctionnent ou comment ils interagissent avec d’autres programmes. Les dirigeants ont parfois le sentiment que la modification de ces systèmes pourrait avoir un effet dévastateur sur l’entreprise, craignant les perturbations que les nouvelles technologies pourraient causer et décident de continuer malgré le coût associé à la maintenance de ces systèmes existants.

Les plates-formes héritées sont coûteuses à préserver et les coûts continueront d’augmenter avec le temps. Il est souvent très difficile de trouver des personnes capables de programmer du code ancien et les développeurs d’aujourd’hui sont pour la plupart réticents à travailler sur une technologie obsolète alors que des technologies beaucoup plus modernes sont disponibles sur le marché.